Comment réussir à être organisé en tant qu'alternant ?
Entre l’école, le travail et les sorties, c’est très facile de s’y perdre et de ne plus savoir où donner de la tête. En effet, trouver un bon rythme peut se révéler être un challenge. Afin d’être mieux organisé et éviter d’être dépassé par le temps, il faut intégrer des habitudes dans votre routine.
1 - S'organiser avec un planning
D’une part, le planning vous permet de vous organiser plus simplement et plus efficacement en tant qu’alternant. D’autre part, il est très utile lorsque les semaines ne sont pas les mêmes et que les jours en entreprise changent d’une semaine à l’autre.
Conseil n°1 : Le planning doit vous correspondre. Par exemple, vous pouvez télécharger des applications, créer un fichier excel, utiliser des agendas en ligne ou encore imprimer un calendrier papier. En effet, il en existe un grand nombre, pour que chacun trouve chaussure à son pied.
Quelques exemples d’applications sur téléphone :
- Google agenda
- Calendrier
- Microsoft Outlook
- Timetree
- Jorte
Ces applications sont également disponibles en ligne depuis votre ordinateur.
Conseil n°2 : Personnalisez le calendrier en fonction de vos goûts. Il faut vous l’approprier.
Conseil n°3 : Notez tout c’est-à-dire vos rendez-vous professionnels et personnels, vos réunions, vos sorties ou encore vos devoirs à rendre. Pour mieux vous y retrouver, vous pouvez créer 3 couleurs pour dissocier les cours, le travail et la vie personnelle. Ainsi, toutes les choses à faire doivent y apparaitre.
En fait, ce planning va vous permettre d’anticiper les tâches afin de ne pas perdre de temps et de ne surtout rien oublier.
D’ailleurs, pensez à consulter le calendrier d’alternance pour vous organiser en fonction de vos jours en entreprise et en cours.
2 - Lister les tâches, c'est être organisé
En effet, cela va vous permettre d’être plus productif et de gagner du temps sur votre journée. Il est important de noter toutes les tâches que vous avez à effectuer.
Conseil n°1 : Utiliser une application. L’application la plus adaptée pour référencer chaque tâche est Trello. C’est un outil de gestion de projet gratuit et facilement accessible. Il se présente sous la forme de tableau collaboratif.
Pour chaque tableau, vous pouvez créer des cartes selon vos besoins et selon le nombre de tâches. Les tableaux s’organisent par jour, comme l’exemple ci-dessus, mais également par semaine ou par mois.
Conseil n°2 : Dans un premier temps, trouvez un code couleur pour mettre en avant l’avancée des tâches. Les étiquettes sont faîtes pour ça. Par exemple :
- Le rouge : à faire
- L’orange : en cours
- Le vert : terminé
Conseil n°3 : Pour les projets de groupe, créez des tableaux collaboratifs.
Conseil n°4 : Pour finir, fixez-vous un maximum de 4 tâches par jour. En effet, en vous fixant des objectifs précis et réalisables, vous éviterez de commencer 50 projets à la fois sans les terminer. Ainsi, vous aurez un gain de temps.
Les cartes sont également personnalisables en fonction des tâches : ajout de pièce jointe, création d’une check-list, envoi de commentaires…
3 - Prendre des notes
On a tous déjà oublié une phrase qu’on venait de nous dire. Pourtant, quelque part dans vos affaires, il doit y avoir une vingtaine de carnets non-utilisés qui commencent à faire office de décoration.
Prenez un carnet et gardez le dans votre sac. En effet, il vous sera très utile pour vos réunions de travail, vos cours et vos entretiens. Cela vous permettra d’avoir toutes les informations réunies dans un seul et même endroit. Finit les trous de mémoire et la perte de temps !
De plus, vous dégagez une image beaucoup plus professionnelle de vous-même lorsque vous assistez à une réunion avec votre propre matériel.
4 - Faire des pauses pour améliorer sa productivité
C’est bien connu, faire des pauses améliore la productivité. Pour cela, vous pouvez suivre la méthode des 50/10. Cela consiste à travailler 50 minutes sur des tâches importantes et d’alterner avec 10 minutes de pause. Rien de plus simple, il suffit de dédier certaines journées ou certains moments à une activité, une sortie, un sport ou des tâches.
Il vous faut également vous faire plaisir et vous détendre afin de maximiser votre productivité.
Conseil n°1 : Concentrez-vous sur une tâche à la fois pour gagner du temps et limiter les erreurs. C’est une habitude à prendre. Un petit conseil facile à mettre en place pour certains mais compliqué pour d’autres. Pour être 100 % concentré sur une seule et unique tâche, il faut être organisé en limitant le nombre de fenêtres ouvertes sur son ordinateur.
Conseils n°2 : Plus vite vous terminerez vos tâches, plus vite vous pourrez vous divertir. Posez votre téléphone pendant quelques minutes, pour ne pas être déconcentré.
Finalement, en suivant tous ces petits conseils et astuces, vous devriez vous en sortir et trouver un bon équilibre entre école, travail et vie personnelle. Évidemment, si vous connaissez d’autres astuces pour mieux être organisé lorsque l’on est en alternance, en plus de celles qui vous sont déjà proposées, n’hésitez pas à nous les partager par mail !
